向罗生:提升行政管理层执行力 ,推动学校高质量发展——在2018年干部培训班上的讲话-湖南工业职业技术学院

领导讲话

向罗生:提升行政管理层执行力 ,推动学校高质量发展——在2018年干部培训班上的讲话

发布时间:2018-08-28阅读:

提升行政管理层执行力,推动学校高质量发展

——在2018年干部培训班上的讲话

校长 向罗生

同志们:

习近平总书记强调,推动高质量发展是解决我国社会主要矛盾的重要举措,是解决发展不平衡不充分问题的基本途径,是保持经济社会持续健康发展的必然要求。因此,高质量发展是当前我国经济社会发展的主旋律,是我国高等教育改革发展的根本目标。是推动学校“提质增效”的新动能,也是学校面临的新课题。

今年上半年,为了适应新时代新形势,实现学校高质量发展目标,我们根据事业单位和高校机构改革要求,对管理层进行了大调整,完善了行政管理、教辅机构和二级院内部机构,增设了层级,配齐了岗位,提拔了一批行政管理干部、科室负责人,一大批一线管理人员和教师走上了新的领导岗位或管理岗位。今天在这里对行政管理干部进行集中培训,目的是为了提高大家的管理水平、综合素质和执行能力,激发大家干事创业的热情与激情,推动学校高质量的发展。借此机会,我就如何打造行政管理干部的执行力,讲四点意见。

为了让大家更生动地了解什么是执行力,下面让我们来看一段电影片段,来自《肖申克的救赎》。影片中的年轻银行家安迪被冤枉杀了他的妻子和情人,然后被捕入狱。除了自己或许没有任何人相信他是被冤枉的,那么安迪面临一个艰难的选择,是在监狱里默默等死还是重新努力争取重获自由。如果接受命运的安排,那么就老老实实的待着,把一辈子美好的青春都浪费在暗无天日的牢房里,如果要重新获得自由,那么就要想法设法去争取。思前想后,他决定重新找回自由,可是在守卫森严的监狱里想获得自由难如登天,但他并没有被吓倒。最后,他想到了挖地道逃生,要挖地道那么就要有工具,所以他通过帮监狱长做黑账而获得了对方的信任,继而获得了这些工具,然后开始了自己漫长的越狱计划。他很快将想法付诸了行动,每晚在其他人睡熟后他就在自己牢房里用小手锤挖墙,早上用海报把洞口遮住,第二天把碎石散落在操场。但这只是执行力的一半,付诸行动其实很简单,长久的坚持却非常难,如果不是心中有一个强大的信念,那么很多人都有可能半途而废。安迪知道,这次越狱的计划风险太大了,如果被发现,可能会马上丢掉性命,但是因为内心对自由极度的渴望,所以他选择了努力的坚持。坚持不懈了20年,终于从下水道成功越狱。

在现实生活中,人和人都是一样的,都是两个肩膀扛着一个脑袋,但为什么取得的成就却是千差万别?这应该就是执行力的原因。有些人想到了,但是不去做;有些人去做了,但是坚持不下来;有些人想到了,也去做了,也坚持下来,成功自然会到来。

一、要深刻领会执行力的内涵实质和重要意义

真正的执行力,不是冲动的决定,而是强有力的行动和长久的坚持。想得到某件东西那么就努力去做,在遇到挫折时依然不会退缩,努力的坚持下来,终究会取得想要的成功。

(一)什么是执行力

1、执行力的内涵。执行力主要是指组织或个人有效利用资源,把战略分解并转化为具体行动以保质保量完成目标的效力和能力。对个人而言执行力就是办事能力,对团队而言执行力就是战斗力,对企业而言执行力就是赚钱的能力,对政府而言执行力就是执政能力,对学校而言执行力就是办学能力。执行力包括领悟力、认知力、服从力、计划力、协调力、授权力、洞察力、创新力、激励力、应变力等等。

2、执行力的特征。执行力具有系统性、全员性、操作性、可持续性的特征。系统性是指执行力的提高不是一个因素或一个方面就能解决好的,是多方面,系统性的工程。全员性是指每个成员包括从最高领导到基层员工都应该有执行力。操作性是指执行力是靠操作、靠实施起来的,不能操作的也不能体现执行力。可持续性是指执行力是一个长期过程,是一个永续过程。

3、执行力的表现。理念转化为现实,计划转化为行动,决策转化为操作,目标转化为任务。

4、执行力的大小。执行力=执行能力×变现系数。变现系数在执行过程中又取决于品质、能力和意愿等个人因素,因此,执行力=准度(能力)×精度(品质)×速度(效率)。

在这个公式中,为什么不用加号呢,因为这三个要素不是简单的累加,用木桶理论来解释,这三个要素缺一不可,有一项不到位(短板),可能导致执行力的大幅下降。

因此,执行力的实质就是要有站位的全局意识,要有主人翁的责任感;要有新的价值观念。要求我们在实际工作中做到:用科长的态度当科员,以处长的立场当科长,用校长的胸怀当处长。

(二)高效执行四原则。

中国青年出版社出版的一本书名为《高效能人士的执行4原则》图书中阐述了一个美国作家历时15年,经141个国家检验为有效方法论的高效执行4原则,通过执行这些原则可以帮助组织、团队、个人排除一切阻力和干扰,达成最重要的战略目标。

我把四原则命名为:

原则目标聚焦原则。聚焦最重要的目标,即要事第一,全神贯注。从根本来说,一个人想要做的越多,他最终能完成的越少,如果把所有力量集中在最重要的一至两件事上,而且坚持每天全力去做,目标一定能够实现。

原则数据引领原则。关注引领性指标,即分解目标,落实行动不论想要采取什么样的措施,你的行为以及成功将基于滞后性指标和引领性指标两种衡量指标。滞后性指标,是指那些为了达成最重要目标而进行的跟踪性指标;引领性指标,是指那些可以衡量你的团队必须做的,对达成预定目标有着最重要作用行为的指标。

我们以学校《2018年质量目标任务表》为例,具体地来看看滞后性指标和引领性指标。比如:1.滞后性指标:a.教师队伍建设中高职称、高学历、“双师比”的提升比例;b.国际影响指标的提升比例;c.生均校内实践教学工位数的提升比例;生均教学科研仪器设备值的提升比例;2.引领性指标:专业数量、学生数量、教师数量、优质专业、课程占比;国(境)外技能大赛获奖数量;科研经费(横、纵)额度等等。

原则绩效考核原则。坚持激励性记分表,即记分衡量,一目了然从本质上来说,知道自己分数的人,或者说知道自己输赢的人,才会更有激情的投入其中,只有这样,才能发挥一个人的最佳状态。计分表格必须简单,必须要持续性的,阶段性的不断给打分,每日、每月、每季、每学期、每年打一次分。

我校后勤处实施的“日报告、周通报、月考核”工作机制就是在该原则指导下制定的。如《基本建设与基础设施改造工作日报统计表》,该表将每日各项目组是否及时报送工程进度情况、是否有实质进度,是否存在漏报等情况以特定的符号记录在计分表内。表格设计简单,每日持续更新,可以一目了然的看到各项目组报送项目进展的情况,是典型的激励性计分表。

原则规律问责原则。建立规律问责制实时跟进,贯彻始终基于责任理论,除非让每一个人都坚持负起责任,否则我们的目标总会在日常琐事中日渐瓦解。建立有规律的问责制度,如每月进行一次常规性问责,第一步,询问是否达到上月预期目标,引领性指标执行如何?计分表上滞后性指标的变化如何?第二步,对上月目标的完成情况进行总结、评价。最后,对下月的工作做出计划。每月主要领导调度“疑问工作”实际上是一种有规律的问责。

学校的月度重点工作考核制度是规律问责制度的典型案例。比如,6月末,各部门、二级学院编制并上报7月重点工作计划,办公室对计划内容进行审核、补充后汇总下发;8月初,组织专门人员对7月各部门重点工作的完成情况进行考核,并以月度重点工作扣分表的形式对各部门、二级学院的目标完成情况进行评价。

简单来说高效执行四原则就是:知道要达到的目标(目标聚焦原则);知道如何做才能达到这个目标(数据引领原则);随时都知道自己的工作成绩(绩效考核原则);有经常性的问责制度(规律问责原则)。

(三)要充分认识执行力的重大意义

言必信,行必果,出自《论语·子路》,指说到一定做到,做事一定坚持到底,这句话是对执行力很好的诠释。对于行政管理而言,我认为执行力至少有以下三个方面的意义。

1.执行力是检验行政管理人员工作称职的首要标准。一个人的执行力包括工作意愿、利用资源、具体推动、过程管理、达成目标等五个方面的能力。这就要求我们行政管理人员不仅要对学校教学、管理、服务工作的方方面面都有熟悉的掌握和了解,对于执行落实的工作能根据形势租出正确分析,正确处理局部和全局的关系,正确决定每一阶段的工作重点、难点。

2.执行力是影响工作目标能否实现的关键因素。如果我们制定出的规划和方案没有把它转化为现实行为、付诸实践,目标就难以实现,再好的规划和方案也只能是一纸空文。美国政策学者艾利森认为,在实现组织目标的过程中方案确定的功能只占10%,而其余的90%则取决于有效的执行。执行力是决定成败的一个重要因素,是组织目标能否实现的关键因素,提升执行力是构建核心竞争力的重要途径。

3.执行力是提高行政效能的根本保证。在现实情况中,目标最终能否顺利实现完全取决于执行情况。我们行政管理人员如果在执行过程中能够准确理解规划或方案的实质和要义,并按照规划或方案的要求,充分调动足够的行政、教学资源,采取迅速有效的措施,那么,政策目标实现的可能性就会大大增加,整个学校的行政效能也会随之提高。反之,如果执行力欠缺,不仅会与预期的目标越来越远,还会造成学校的行政效能低下。

二、要主动克服影响执行力的制约因素

在学校工作中,管理干部既是领导者,又是执行者;既是管理者又是被管理者。每一个管理者作为被管理者,在实际工作中首先,要主动克服影响执行力的制约因素。

(一)规矩执行:不越位。要“立足本位,站足高位”,胸有全局、视野开阔的,能预见到正确决策执行后的良好效果,不越位,工作到位,做好学校领导的参谋。

(二)科学执行:不盲从。工作中多汇报,少请示,要适时适地对领导提示,切不可不分场合,防止失误。

(三)忘我执行:不争功。要脚踏实地地立足本职,不冒进,不贪功,做到“对上不邀功,对下不争名”把处室工作置于全局之下,能找准位置,按时进行,能够积极配合相关职能部门,协同作战,始终牢记全校一盘棋,既有宏观的思考,又有中观的操作。

(四)协同执行:不恃才。干部间要相互合作,相互捧台,不能恃才傲视他人。

(五)公正执行:不结派。“大事讲原则,小事讲策略”,要“求大同存小异”,工作中要有高度,人有了高度,就少了抱怨;有了高度就少了“自我”;有了高度,就少了“将气”。反之,缺乏高度的管理者成天郁郁寡欢,唉声叹气,开口闭口都是小集体,终究难获得成功,成不了帅才

(六)和谐执行:不俗气。“对上不当奴才,对下不专横跋扈”。

(七)果断执行:不拖沓。学校每一项工作的落实,速度是很关键的。如果是私事慢半拍,它只是影响到一个家庭,如果是一个部门的事慢半拍,很可能造成重大失误,对个人前途、对学校都是不利的,一个快速的执行部门常常能弥补决策方案的不足;而一个再完美的方案也会死在滞后的执行部门手中。

(八)完备执行:不删减。大部分管理者都乐于布置任务,做决定,但是一个优秀的管理者却是擅长使布置下去的任务得于执行,他忙的是检查,是落实,是研究解决任务完成过程中的新问题,有些人的许多工作之所以做得虎头蛇尾、有头无尾,主要原因不外是信息递减、自我取舍、习以为常、借口变通、强调客观等等。

(九)灵活执行:不死板。执行时要灵活,不能像算盘一样,拨一下,动一下。要不折不扣的执行,但不是死板的执行,要创造性的执行。

(十)尽责执行:不推诿。要清楚业绩是靠干出来来的,潜力是靠逼出来的。敢于负责任,才能挑重担。只有树立了这样的意识,才能切实履行好自己的职责,遇到问题不推诿,勇于主动承担责任,及时总结经验教训,积极调整工作思路,确保工作任务执行到位、落实到位。

(十一)遵照执行:不走样。执行时不要自以为是、自作聪明、自作主张,不要认为出发点是好的而走样,执行力只讲落脚点,不讲出发点。

(十二)精细执行:不缺失细节。细节决定成败,做事不粗糙,精致作好每一个细节,力求精细,追求完美。

三、要不断激励下属提升执行力

每一个管理者,作为一个领导人,除了自我管理外,同时要采取多种多样的激励措施,不断提升下属的执行力。

(一)榜样激励,为员工树立一根行为标杆

在任何一个组织里,管理者都是下属的镜子。可以说,只要看一看这个组织的管理者是如何对待工作的,就可以了解整个组织成员的工作态度。“表不正,不可求直影。”要让员工充满激情地去工作,管理者就先要做出一个样子来。

具体做法:1.领导是员工们的模仿对象;2.激励别人之前,先要激励自己;3.要让下属高效,自己不能低效;4.塑造起自己精明强干的形象;5.做到一马当先、身先士卒;6.用自己的热情引燃员工的热情;7.你们干不了的,让我来;8.把手“弄脏”,可以激励每一个员工;9.在员工当中树立起榜样人物。

(二)目标激励,激发员工不断前进的欲望

人的行为都是由动机引起的,并且都是指向一定的目标的。这种动机是行为的一种诱因,是行动的内驱力,对人的活动起着强烈的激励作用。管理者通过设置适当的目标,可以有效诱发、导向和激励员工的行为,调动员工的积极性。

具体做法:1.让员工对单位前途充满信心;2.用共同目标引领全体员工;3.握“跳一跳,够得着”的原则;4.制定目标时要做到具体而清晰;5.要规划出目标的实施步骤;6.平衡长期目标和短期任务;7.从个人目标上升到共同目标;8.让下属参与目标的制定工作;9.避免“目标置换”现象的发生。

(三)沟通激励,下属的干劲是“谈”出来的

管理者与下属保持良好的关系,对于调动下属的热情,激励他们为单位积极工作有着特别的作用。而建立这种良好的上下级关系的前提,也是最重要的一点,就是有效的沟通。可以说,沟通之于管理者,就像水之于游鱼,大气之于飞鸟。

具体做法:1.沟通是激励员工热情的法宝;2.沟通带来理解,理解带来合作;3.建立完善的内部沟通机制;4.消除沟通障碍,确保信息共享;5.善于寻找沟通的“切入点”;6.与员工顺畅沟通的七个步骤;7.与下属谈话要注意先“暖身”;8.沟通的重点不是说,而是听;9.正确对待并妥善处理抱怨;10.引导部属之间展开充分沟通。

(四)授权激励,重任在肩的人更有积极性

有效授权是一项重要的管理技巧。不管多能干的领导,也不可能把工作全部承揽过来,这样做只能使管理效率降低,下属成长过慢。通过授权,管理者可以提升自己及下属的工作能力,更可以极大地激发起下属的积极性和主人翁精神。

具体做法:1.不要成为部门的“管家婆”;2.权力握在手中只是一件死物;3.用“地位感”调动员工的积极性;4.“重要任务”更能激发起工作热情;5.准备充分是有效授权的前提;

6.在授权的对象上要精挑细选;7.看准授权时机,选择授权方法;8.确保权与责的平衡与对等;9.有效授权与合理控制相结合。

(五)信任激励,诱导他人意志行为的良方

领导与员工之间应该要肝胆相照。你在哪个方面信任他,实际上也就是在哪个方面为他勾画了其意志行为的方向和轨迹。因而,信任也就成为了激励诱导他人意志行为的一种重要途径。而管理不就是要激励诱导他人的意志行为吗?

具体做法:1.信任是启动积极性的引擎;2.用人不疑是驭人的基本方法;3.对业务骨干更要充分信赖;4.信任年轻人,开辟新天地;5.切断自己怀疑下属的后路;6.向下属表达信任的 14 种方法;7.用人不疑也可以做点表面文章;8.既要信任,也要激起其自信。

(六)尊重激励,给人尊严远胜过给人金钱

尊重是一种最人性化、最有效的激励手段之一。以尊重、重视自己的员工的方式来激励他们,其效果远比物质上的激励要来得更持久、更有效。可以说,尊重是激励员工的法宝,其成本之低,成效之卓,是其他激励手段都难以企及的。

具体做法:1.尊重是有效的零成本激励;2.懂得尊重可得“圣贤归”;3.对有真本事的大贤更要尊崇;4.责难下属时要懂得留点面子;5.尊重每个人,即使他地位卑微;6.不妨用请求的语气下命令;7.越是地位高,越是不能狂傲自大;8.不要叱责,也不要质问;9.不要总是端着一副官架子;10.尊重个性即是保护创造性;11.尊重下属的个人爱好和兴趣。

(七)宽容激励,胸怀宽广会让人甘心效力

宽容是一种管理艺术,也是激励员工的一种有效方式。管理者的宽容品质不仅能使员工感到亲切、温暖和友好,获得安全感,更能化为启动员工积极性的钥匙,激励员工自省、自律、自强,让他们在感动之中甘心情愿地为单位效力。

具体做法:1.宽宏大量是做领导的前提;2.宽容是一种重要的激励方式;3.原谅别人就是在为自己铺路;4.给犯错误的下属一个改正的机会;5.得理而饶人更易征服下属;6.对下属的冒犯不妨装装“糊涂”;7.善待“异己”可迅速“收拢”人心;8.容许失败就等于鼓励创新;9.要能容人之短、用人所长;10.敢于容人之长更显得自己高明。

(八)情感激励,让下属在感动中奋力打拼

一个领导能否成功,不在于有没有人为你打拼,而在于有没有人心甘情愿地为你打拼。须知,让人生死相许的不是金钱和地位,而是一个情字。一个关切的举动、几句动情的话语、几滴伤心的眼泪,比高官厚禄的作用还要大上千百倍。

具体做法:1.感情如柔水,却能无坚不摧;2.征服了“心”就能控制住“身”;3.你要“够意思”,别人才能“够意思”;4.“知遇之恩”也是可以制造的;5.替下属撑腰,他就会更加忠心;6.不可放过雪中送炭的机会;7.乐于主动提携“看好”的下属;8.付出一点感情,注意一些小事;9.将关爱之情带到下属的家中。

(九)赞美激励,效果奇特的零成本激励法

人都有做个“重要”人物的欲望,都渴望得到别人的赞美和肯定。赞美是一种非常有效而且不可思议的推动力量,它能赋予人一种积极向上的力量,能够极大地激发人对事物的热情。用赞美的方式激励员工,管理者所能得到的将会远远地大于付出。

具体做法:1.最让人心动的激励是赞美;2.“高帽子”即使不真也照样塑造人;3.用欣赏的眼光寻找下属的闪光点;4.懂得感恩才能在小事上发现美;5.摆脱偏见,使称赞公平公正;6.赞美到点上才会有良好的效果;7.当众赞美下属时要注意方式;8.对新老员工的赞美要有区别

(十)文化激励,用校园文化凝聚员工向心力

校园文化是推动学校发展的原动力,它对学校及部门发展的目标、行为有导向功能。行政管理干部要让每个下属了解学校的办学定位和发展方向,从而凝聚教师认同感、归属感,激发教师积极性和创造性,增强教职工“上下一心,其利断金”的团队意识,共同为实现学校愿景而不断努力。

具体做法:1.校园文化具有明确的激励指向;2.校园文化是长久而深层次的激励;3.校园文化也是员工的一种待遇;4.用正确的校园文化提升战斗力;5.用学校价值观同化全体员工;6.强有力的领导培育强有力的文化;7.用良好的环境体现校园文化。

(十一)竞争激励,增强组织活力的无形按钮

人都有争强好胜的心理。在单位内部建立良性的竞争机制,是一种积极的、健康的、向上的引导和激励。管理者摆一个擂台,让下属分别上台较量,能充分调动员工的积极性、主动性、创造性和争先创优意识,全面地提高组织活力。绩效考核,就是认为地造成一种竞争激励,增强组织的生机与活力。

具体做法:1.竞争能快速高效地激发士气;2.不妨偶尔在工作中打个赌;3.让员工永远处于竞争状态;4.建立竞争机制的三个关键点;5.活力与创造力是淘汰出来的;6.用“鱼占鱼式”人物制造危机感;7.用“危机”激活团队的潜力;8.引导良性竞争,避免恶性竞争。

(十二)惩戒激励,不得不为的反面激励方式

惩戒的作用不仅在于教育其本人,更重要的是让其他人引以为戒,通过适度的外在压力使他们产生趋避意识。惩戒虽然是一种反面的激励,但却不得不为之。因为,“怀柔”并不能解决所有问题。根据绩效考核结果,对得分较低的单位和个人采取一些惩戒措施,也是一种激励。

具体做法:1.没有规矩也就不会成方圆;2.随和并非任何时候都有意义;3.适时责惩以表明原则立场;4.坚持“诛罚不避亲戚”的原则;5.对于奸邪者要做到除恶必尽;6.实施惩罚时不要打击面过大;7.惩罚要把握时机、注意方式;8.惩罚与“怀柔”相结合更具激励效果;9.少一点惩罚,多一些鼓励。

四、要结合工作实际提升执行力

(一)加强知识积累,切实掌握高校行政管理的一般规律

知识积累是做好行政管理的基本前提。进入新时代,学校要创“双一流”或“特高”,作为学校的管理干部,只有加强对新形势、新要求、新知识的学习和理解,才能增强工作的科学性、预见性、主动性;才能使管理和决策体现时代性、把握规律性、富于创造性;才能避免陷入少知而迷、不知而盲、无知而乱的困境;才能克服本领不足、本领恐慌、本领落后的问题。

1.加强学习高校行政管理的新形势。中国特色社会主义进入了新时代,这是党的“十九大”作出的重大政治判断。进入新时代,意味着教育事业面临的主要矛盾和目标任务发生了战略性的转变。我们必须站在新的历史起点,正确认识新时代职业教育的主要矛盾,清晰地认识到目前我校行政管理面临的一些新形势。

第一教育部对如何加强高校行政管理提出了明确要求。教育部印发的职业院校管理水平提升行动计划(2015-2018年), 强调职业院校要更加巩固以人为本管理理念,逐步完善现代学校制度,更加规范办学行为,显著增强办学活力,不断提高办学质量,基本建立依法治校、自主办学、民主管理的运行机制,不断完善多元参与的职业院校质量评价与保障体系,提高职业院校自身吸引力、核心竞争力和社会美誉度。

因此,如何根据上述行动计划,提高学校特别是各部门、各二级学院的管理能力和水平,是当前和今后一段时期内面临的重要任务。

第二许多兄弟院校的经验值得我们学习。比如,学生管理方面,江浙高职院校一般都实行“辅导员+班主任”的“双轨制”管理模式。辅导员通过模块化分工,协助二级学院党总支书记具体负责日常管理、招生就业、党团建设、学生资助、心理健康等相关工作。同时,每位辅导员需联系300至400名学生的班级工作,指导和督促班主任开展工作,具体班级的日常管理与服务工作由兼职班主任负责。此模式强化了班主任在班级日常管理工作中的作用,从“职责”上也可以将兼职班主任理解为兼职辅导员。广深高职院校,一般都推行兼职班主任工作制度,兼职班主任的工作职责主要是学业指导。而我校由于较长时间以来没有要求教职工承担一定的学生管理工作,导致不少教职工对“全员育人”工作理念认识不够,“全员育人”不到位;大部分年轻教师参加工作以来未从事过相关学生管理工作,学生思想政治教育工作经验欠缺,因对学生缺乏了解,一定程度上影响了教师的教育教学效果。

我校行政管理水平有待提高。存在的问题:一是思想上,重教学轻管理;重调研轻决策;重目标轻措施;二是措施上没有形成一套行之有效的管理制度。当前学校层面的管理制度逐步建立,但各二级院和各部门的管理制度尚未建立或健全,比如对开展绩效考核的程序不清楚,任务分配不明确,责任不清楚,工作节奏把握得不好,存在月度工作两头紧中间空的现象;三是管理人员的管理能力和水平整体上有待提高。

2.加强学习高校行政管理的新任务党的十九大作出了一系列的重大判断,其中包括中国特色社会主义进入新时代,中国社会的主要矛盾发生了新的转变,中国经济由高速增长转向高质量发展。新时代、新诉求、新发展。国务院对职业教育提出了新目标、新要求,为此教育部专门下发了关于高职院校加强行政管理的行动计划。

第一,加强管理制度标准建设。职业院校要加快学校章程建设步伐,建立健全体现职业院校办学特点的内部管理制度、标准和运行机制,不断完善现代职业学校制度。明确能力要求。一是加快学校章程建设。依法制定和完善具有各自特色的学校章程,中职学校加快推进章程建设工作,高职院校完成章程制定工作,按要求履行审批程序并实施。以章程建设为契机,加大行业、企业和社区等参与学校管理的力度,不断完善学校治理结构和决策机制。二是完善管理制度标准。以学校章程为基础,理顺和完善教学、学生、后勤、安全、科研和人事、财务、资产等方面的管理制度、标准,建立健全相应的工作规程,形成规范、科学的内部管理制度体系。三是强化制度标准落实。加强对管理制度、标准的宣传和学习,明确落实管理制度、标准的奖惩机制,强化管理制度、标准执行情况的监督、检查,确保落实到位。

第二,加强管理队伍能力建设。职业院校要适应发展需求,遵循管理人员成长规律,以提升岗位胜任力为重点,不断提高管理人员的专业化水平。一是按照国家对职业院校管理人员的专业标准和工作要求,围绕学校发展、育人文化、课程教学、教师成长、内部管理等方面,结合学校实际和不同管理岗位特点,细化院校长、中层管理人员和基层管理人员等能力要求,引导管理人员不断提升岗位胜任力。二是加强培养培训。以需求为导向,以能力要求为依据,科学制订各类管理人员培养培训方案,完成管理人员全员培训;搭建学习平台,建立分层次、多形式的培训体系,做到日常培训与专题培训相结合,在职学习与脱产进修相结合,理论学习与经验交流相结合,不断提升管理人员的敬业精神和业务能力。三是强化激励保障。坚持民主、公开、竞争、择优的原则,选拔聘用管理人员,拓展管理人员的发展空间和上升通道,形成有利于优秀管理人才脱颖而出的机制;积极推进以岗位能力要求为依据的目标考核,把考核结果与干部任免、培养培训、收入分配等结合起来,强化管理人员的职业意识,激发管理人员的内在动力。

第三,加快信息化技术系统建设,建立健全信息化管理机制,增强信息化管理素养和能力,促进信息技术与教育教学的深度融合。一是强化管理信息化整体设计。制订和完善数字校园建设规划,做好管理信息系统整体设计,建设数据集中、系统集成的应用环境,实现教学、学生、后勤、安全、科研等各类数据管理的信息化和数据交换的规范化。二是健全管理信息化运行机制。建立基于信息化的管理制度,成立专门机构,确定专职人员,建立健全管理信息系统应用和技术支持服务体系,保证系统数据的全面、及时、准确和安全。三是提升管理信息化应用能力。强化管理人员信息化意识和应用能力培养,提高运用信息化手段对各类数据进行记录、更新、采集、分析,以及诊断和改进学校管理的能力。

3.加强学习高校行政管理的新方法。在《谈治国理政》一书中习近平总书记指出,在中国当领导人,必须在把情况搞清楚的基础上,统筹兼顾、综合平衡、突出重点、带动全局,有的时候要抓大放下,以大兼小,有的时候又要以小带大,小中见大,形象地说,就是要十个指头弹钢琴”。这段话听起来朴实无华,但细细品味却对我们改革现行的行政管理方法有深刻的指导意义。下面,我给大家简单介绍高校行政管理的三种新方法。第一,目标管理方法。是一种以目标为导向,以人为中心,以成果为标准,使组织和个人获得最佳业绩的现代管理方法。即由管理者与被管理者共同参与来确定目标、执行目标与评估目标成果的管理制度与方法。目标管理方法的主要特点是以人为中心,以工作为中心,以成果为中心,注重自我管理和自我控制,强调整体性和协调性;目标管理方法的主要作用是明确责任,强化责任,以工作为中心,调动人的积极性和创造性,从而不断提高行政效率;目标管理方法的主要程序是制定目标,实施目标,成果评价。第二,战略管理方法。是指对高校在一定时期的全局的、长远的发展方向、目标、任务和政策,以及资源调配作出的决策和管理艺术。高校战略管理的主要目的:为促进国家竞争力提升,服务区域经济与社会发展,明确高校的角色和行为方式,明晰实施政策的走向,为学校的发展创造良好的秩序和政策环境。高校战略管理一般分为四个步骤:界定内外部环境,制定战略规划,实施战略规划,战略评价。第三,全面质量管理方法。是一种全员参与的、以各种科学方法对高校提供的行政管理和公共服务进行全面管理和改进,以获得利益相关者(学生、企业、社会)满意为目标的管理方法、管理理念和制度,全面质量管理方法通过构建网络化、全覆盖、具有较强预警功能和激励作用的内部质量保证体系,实现教学管理水平和人才培养质量的持续提升。具体任务是完善学校内部质量保证体系,提升教育教学管理信息化水平和树立现代质量文化。此三种方法的关系如何?目标管理针对组织目标、战略管理针对路径,质量管理针对过程,三者是有机统一体。

第四,要加强管理基础知识和基本技能的学习。当前尤其是要加强一些关于管理的基础知识和基本技能的学习。比如常用办公软件的应用、工作方案的编制、重要的会议的组织、重点工作的推进、跨部门工作的沟通协调等。

(二)加强调查研究,确保行政管理信息的有效性

调查研究是行政管理和决策的逻辑起点。行政管理决策是行政管理主体为实现目标,通过信息综合分析,确定行政方案所做出的决定。科学决策是现代管理的核心,决策贯穿整个管理活动,是决定管理工作成败的关键,是现代管理者的主要职责。为促进决策水平科学化,为贯彻落实教育部党组印发的《关于加强落实工作的意见》和《关于在教育系统大兴调查研究之风的意见》的精神,我校印发了《关于加强调查研究工作的通知》,促进调查研究工作的发挥基础和先导作用。

1.要高度重视调查研究工作的重要意义。调查研究是一项前瞻性、基础性工作,是领导了解情况、指导工作、科学决策的参考依据;是提高全体教职员工分析问题和解决问题能力的重要渠道;是系统反映学校工作动态、交流学习、汇报成果的迫切需要;是我们在新形势下,拿出高职教育领域深化改革所带来的许多新课题、新情况、新问题应对之策的迫切需要。

因此,作为学校行政管理干部必须增强对调查研究工作重要性的认识,把调查研究工作作为一项基础性工作,列入重要议事日程,抓实抓好,为学校教育教学发展确定切实可行的工作坐标和制定科学高效的工作方略,以全面实现学校内涵发展、特色发展、创新发展。

2.要准确把握调查研究工作基本原则。第一,科学务实。调查研究工作坚持长远与当前相结合、发现问题与提出问题、解决问题相结合的原则。调研建议既体现战略性、前瞻性的要求,又具有针对性、操作性。坚持科学的态度、科学的方法、科学的精神,坚持解放思想、实事求是,体现时代性、把握规律性、富有创新性。第二,突出重点。调查研究工作要聚焦当前职业教育发展和社会关注的重点、难点、热点问题,围绕学校中心工作,在全面加强校企合作、专业能力建设、课程建设、国际交流、治理能力建设、混合所有制办学、创新人才培养模式、内部质量诊断与改进、教师队伍建设、创新创业教育等方面,组织开展有针对性的调查研究,找准问题产生的症结,提出解决问题的建议和策略,为推动学校各项事业的全面发展提供决策服务。第三,广集众智。在调查研究的过程中要发扬民主,广开言路,要广泛听取广大一线教育教学工作者、企业代表、学生及家长的意见和建议,使调查研究的过程成为发扬民主、集思广益的过程,成为统一思想、凝聚共识的过程,确保调查研究工作取得实效。

3.要讲究调查研究工作方式方法。第一,调查研究要着重针对难点。新事物、新问题因为大家不熟悉,往往成为工作中的难点。要加强对新政策、新事物、新知识、新方法的调查研究。当前,以思想政治工作为重点的教育工作;以质量诊断诊改为重点的教学工作;以服务长株潭衡经济发展为重点的科研工作以及以产教融合、校企合作为重点的办学工作,都涉及许多新政策、新事物、新知识、新方法,全校广大教职员工必须鼓足改革创新的干劲,加强调查研究,跟上时代步伐,推动学校加快发展。第二,调查研究要把握时间节点和节奏。团体或个人因公出国培训、调研、学习、考察者,在回国后1周内应提交调研报告或成果展示。回国后未完成调查研究任务,未上交有关调研报告的,所在单位或个人绩效考核分别扣1分。单位由对外合作交流处执行,个人由所在部门执行。团体或个人因公在国内培训、调研、学习、考察,应在返校一周内提交总结报告。未按要求完成调查研究任务的,所在的单位或个人绩效考核分别扣1分。单位由组织人事处执行,个人由所在部门(二级学院)执行。报告内容应包含培训、调研、学习或考察的时间、人员、内容、心得或建议等内容,字数控制在1000至2000字,且要求原创(复制比20%以内)。调查研究不是“研究研究”、“等一等看一看”的潜台词。调研工作普遍时间跨度大,易出现“两头紧,中间松”的问题。为避免到截稿日期东拼西凑了事,在调研之前要先做好规划,可以利用时间倒推的模式,以调研报告的截稿日期为标准,往前倒推,明确各项任务的时间节点。注意把握节奏,把调研的人力、物力、精力合理分配好。第三,调查研究要突出工作要点。调查研究工作要根据学校、部门、二级学院的中心工作安排的调查研究重点和范围,坚持需求导向、问题导向、效果导向,通过走访兄弟院校、深入园区及企业,有针对性地开展调查研究,确保高质量完成调查研究任务。调查研究也要防止走极端,事无巨细都要调查调查、研究研究。形势比较明朗的,结论比较符合实际的,可以免去或者减少调查研究,为工作赢得宝贵的时间。

(三)加强质量诊断与改进,确保行政管理决策的正确性

质量诊断与改进是行政管理的必要过程。让发展更有质量,这是新时期经济社会发展对职业院校提出的更高质量要求。为贯彻落实《教育部办公厅关于建立职业院校教学工作诊断与改进制度的通知》(教职成厅〔2015〕2号)、《高等职业院校内部质量保证体系诊断与改进指导方案(试行)》(教职成司函[2015]168号)以及《湖南省高等职业院校内部质量保证体系诊断与改进工作实施方案》(湘教通〔2016〕290号)等文件精神,学校制定了《湖南工业职业技术学院内部质量保证体系建设、诊断与改进工作方案》。以此推动学校建立内部工作诊断与改进制度,完善内部质量保证体系,促进学校质保工作规范化、制度化。

1.质量诊断与改进工作的指导思想。以完善质量标准和制度、提高利益相关者对人才培养工作的满意度为目标,按照“需求导向、自我保证,多元诊断、重在改进”的工作方针,切实履行人才培养工作质量保证主体的责任,自上而下建立质量保证体系和可持续的诊断与改进(以下简称诊改)工作机制,不断提高人才培养质量,促进学校内涵建设和转型发展。

2.质量诊断与改进工作的总体目标。质量诊断与改进工作构建由学校职能管理部门组成的决策指挥、质量生成、资源保障、服务支持、监督控制系统。建立学校、教师、专业群(专业)、课程、学生各层面完整且相对独立的自我质量保证机制。打造人人参与、处处覆盖、时时共享的人才培养工作状态数据采集与管理平台。形成运行高效、反馈灵敏、诊改及时的全要素网络化的内部质量保证体系,全面提高人才培养质量,促进学校早日实现“国内一流、国际知名”的奋斗目标。

3.质量诊断与改进工作的基本原则。第一,坚持问题导向和实事求是的原则。以学校人才培养工作状态数据及相关信息分析为基础,辅以灵活有效的实际调查研究,做到数据客观、真实、完整。第二,坚持统一标准与学校特色相结合的原则。在开展自主诊断的基础上,形成具有机械装备制造行业特色的质量保证体系。第三,坚持自我诊改与督查考核相结合的原则。以绩效考核为切入点,以内部质量保证体系的建立为着力点,以技术平台为支撑点,实施自我诊断与改进,对部门诊改工作实施动态监督。

四是质量诊断与改进工作的主要任务。第一,建立质量保证工作机制。确立全面质量管理理念,建立办学、教育、教学、科研等质量管理标准,构建学校各部门、各二级学院内部质量保证体系和自主发展创新机制,加强综合素质考核、专业技能考核、毕业设计考核等质量监测制度建设和实施,建立完善以学习者职业素养和技术技能水平为核心的人才培养质量标准体系。第二,建立内部质量保证体系。以诊断与改进为手段,建立学校、教师、专业、课程、学生5个不同层面且相对独立的自我质量保证机制,强化学校各层级管理系统间的质量依存关系,构建网络化、全覆盖、具有较强预警功能和激励作用的内部质量保证体系。学校层面:建立以行政管理绩效考核为主体的质量保证体系,统揽人才培养质量提升整体规划、质量评价、质量监控体系、质量诊改运行机制等重点工作。教师层面:建立以教师绩效考核为主体的质量保证体系,统揽师资队伍建设规划、师资建设标准、师资培训与素质提升、师资评价与考核、师资队伍诊改等重点工作。专业(群)层面:建立以专业评价标准为主体的质量保证体系,统揽对接产业的专业建设规划、专业动态调整机制、专业诊改等重点工作。课程层面:建立以课程评价标准为主体的质量保证体系,统揽课程体系建设、教学实施、课程评价、课程诊改等重点工作。学生层面:建立以学生综合素质测评为主体的质量保证体系,统揽职业生涯发展规划、人人成才评价标准、学习与实践、质量考核机制、成长成才保障体系诊改等重点工作。第三,建立质量保证体系平台。依据学校质量保证体系,以数据为核心建立质量保证系统信息平台。强化人才培养工作状态数据及相关信息在诊改工作的基础作用,进一步加强全校数据相关信息管理系统的建设与应用,完善预警功能,实施动态管理,提升学校教学运行管理信息化水平。第四,建设具有卓越工业文化特色的质量文化。引入装备制造企业质量管理理念,实施全员、全程、全方位质量管理,建立质量保障管理和监控组织,加强质量保证的规划落实与资源统筹。明确部门和岗位职责、工作标准与办事流程,将部门绩效考核与质量保证工作有机衔接,在全校形成确保一流质量,争创一流院校的质量文化氛围。

新时代是个质量的时代,经济社会发展已经步入高质量发展阶段,高等职业教育发展更是站在一个新起点上,质量已经成为高职院校的生命线。因此,全体行政管理干部要从问题入手对学校现状进行深入、具体的反思和剖析,从改进出发,围绕问题制定对策,使诊断和改进工作措施针对性强,切实可行,要让学习、工作都要留下痕迹,让诊断与改进工作成为日常、成为经常。

(四)加强行政管理绩效考核,确保行政管理目标实现

绩效考核是做好行政管理工作的必要保障。为加强对行政管理机构各部门及行政人员、工勤人员等坐班制人员的管理,充分调动其积极性与主动性,努力提高行政管理效率和服务保障水平,学校印发了《湖南工业职业技术学院行政管理绩效考核办法(试行)》,借此彻底打破原来做与不做一个样,做多做少一个样的工作格局。各二级院、各部门要参照学校行政管理绩效考核办法,制定本部门本单位绩效考核办法以推动执行力的提升。

1.行政管理绩效考核办法的设计思想。学校行政管理绩效考核办法吸收了企业“计件工资制”和传统的“计时工资制”的优点,同时具有刚性管理和柔性管理的特征,并采取月度重点工作每月考核、年度重点工作抽查考核和协同工作年底考核的方式全程监督,推动部门刚性履职。同时,设置了柔性的特殊工作加减分项目,激发部门干部职工创新潜能。

2.行政管理绩效考核办法的三个特性。第一,独特性。全国其他高校行政管理案例中对行政管理干部职工的考核一般采取年终测评的方式进行,存在方法模式单一,重点不突出,大锅饭色彩浓厚的弊端。而我校自创设计和组织实施了以二级行政机构各部的工作完成及成效作为各行政部门干部职工效率考核的依据,在考核模式的构建、指标体系的选取、考核过程的推进、执行体系的建立以及考核结果的运用等方面具有较高的原创性。第二,创新性。我校的行政管理绩效考核办法将全校30个二级行政管理机构全部纳入考核范畴,并通过数学模型精确计算考核结果,部门考核结果与学校主要领导、分管校领导以及各行政机构干部职工的个人绩效考核结果挂钩,影响其年终奖发放、干部升迁、评先评优等,创新构建了全员参与机制。第三,可行性。学校成立了考核办,将每月的重点工作纳入月度调度推进。月初,各部门对照学校“月度重点工作计划”,将本部门的重点工作进行任务分解,明确责任人;月中,分管校领导加强领导和业务指导,抓好督办;月底,各部门报送重点工作完成情况,考核办对各部门的月度工作任务完成情况进行督查,并考核评分,建立月度考核评分台账,形成了计划、执行、检查、反馈、处理等环节的重点工作计划执行体系,提供了可借鉴、可操作的执行模式。

3.行政管理绩效考核的实施过程。第一,构建了合理的考核模式。学校的行政管理绩效考核采取考核总分基准值为100分,从月度重点工作、年度重点工作、协同工作及工作作风、特殊工作等四个方面考核全校各二级行政管理机构的刚性履职与柔性创新情况,形成了特色鲜明的考核模式,即各部门年终总得分=月度重点工作得分+年度重点工作得分+协同工作及工作作风得分+特殊工作加减分;月度重点工作得分为各部门月度重点工作考核得分算术平均值×60%,其主要考核纳入月度重点工作计划进行调度的重点工作完成情况;年度重点工作得分为基准分30分减去所扣分值为全年日常工作得分,其主要考核各部门职责范围内的由部门单独完成的具体工作,没有按时按要求完成的,每发现一项扣1分,扣完为止;协同工作及工作作风得分为年终民主测评获得分值(得票数÷总票数)×10-工作作风扣分(工作人员无故迟到、早退者扣0.5分/次,旷工者扣1分/次),其主要考核部门之间工作协同配合情况和部门人员工作作风情况;特殊工作加减分主要考核上级颁给学校或者学校部门或个人的荣誉项目,根据不同类别,予以不同程度的加分;部门或个人工作失误给学校造成重大负面影响,根据不同的影响程度,给相关部门(学院)予以不同程度的减分或一票否决。第二,优化了重点工作计划执行体系。学校的行政管理绩效考核通过建立计划、执行、检查、反馈、处理等环节的重点工作计划执行体系,将学校年度工作计划安排的工作、上级或学校要求当月落实的工作、学校党委会、校务会研究决定当月完成的工作以及学校主要领导当月安排要完成的工作作为学校每月的重点工作纳入月度调度推进。月初,各部门对照学校“月度重点工作计划”,将本部门的重点工作进行任务分解,明确具体职责和责任人;月中,分管校领导加强领导和业务指导,相关职能处室抓好督办;月底,各部门报送月度重点工作计划的工作完成情况,行政绩效考核领导小组办公室对各部门的工作月度计划任务的安排、落实情况进行督查,并进行考核评分,建立月度考核评分台账,月度考核结果纳入部门年度绩效考核结算。第三,健全了全员参与机制。学校行政管理绩效考核突出效率优先的基础上,兼顾公平,全校30个二级行政管理机构全部纳入绩效考核,各部门教职员工,以及校领导个人绩效考核结果,与部门绩效考核结果挂钩。学校主要领导年度得分为分管校领导年度得分的算术平均值,分管校领导年度得分为所分管部门(含联系的二级学院)得分的算术平均值,减去考勤所扣分数。得分前2名的分管校领导为学校优秀领导干部,获一等绩效奖金,最后一名且总分在100分以下的获三等绩效奖金,其余获二等绩效奖金。部门主要负责人的个人评先与部门绩效考核结构挂钩,年度绩效考核结果为前15%的部门主要负责人为本年度优秀,获一等绩效奖金;最后一名且总分在100分以下的获三等绩效奖金,其余获二等绩效奖金。优先提拔重用年度考核结果为优秀的部门负责人和所在部门的干部,年度绩效考核结果为最后一名的部门负责人和所在部门的干部在下一年度不得提拔重用,连续两年考核为最后一名的部门主要负责人进行岗位调整。第四,完善了校内跨界合作机制。学校的行政管理绩效考核坚持跨界合作、协同创新的理念,将部门之间的协同配合完成相关工作情况纳入绩效考核的范畴,通过年底部门之间的相互测评的得分情况来反映部门的合作情况:(得票数÷总票数)×10。通过部门协同考核,改革层级服从关系,实行业务流程的“顺序服从”,根据业务属性由牵头业务部门进行确认协同部门,提高执行效率,改善工作作风。同时通过完善协同合作相配套的实体性、程序性和保障性规章制度建设,进一步明确部门职责与岗位要求,健全各部门动态并行联动机制,提高行政执行的敏捷响应力,形成“跨界”运作体系,用制度保障执行,确保各部门协同联动。

刚才,我们以执行力的内涵实质及重要意义为切入点,深刻阐述了作为管理干部要主动克服提升执行力的制约因素,积极运用合理的激励方法促进下属执行力的提升,并结合学校实际,将执行力落实在各项具体的工作当中。请大家认真学习,深刻领会,抓好落实。

最后,希望通过此次培训,大家学有所悟、学有所获、学有所拓。让我们团结起来,共同努力,为建设中国特色高水平职业院校而努力奋斗!

谢谢大家!

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